1. De Vzw Oscar Van Rompay
- werkt binnen het wettelijk kader van de vzw-wetgeving en de eigen bestuursafspraken om missie en doelstellingen van de Vzw Oscar Van Rompay te realiseren;
- stelt alles in het werk om het financieel en materieel patrimonium van Oscar Van Rompay veilig te stellen, te bewaren en te conserveren;
- ontwikkelt een passende organisatie om missie en doelstellingen op duurzame wijze te realiseren;
- werkt op grond van een door de Raad van Bestuur goedgekeurd algemeen beleidsplan;
- stelt een deontologische code op voor alle leden van de Vzw Oscar Van Rompay;
- ontwikkelt zich tot een professionele organisatie met procedures van zelfevaluatie en de mogelijkheid voor de leden van de vzw om zich, op vrijwillige basis, functioneel na te vormen.
2. Het Huis van Oscar
2.1 Doelstellingen van Het Huis van Oscar
- passende initiatieven nemen om leven en werk van kunstschilder Oscar Van Rompay bekend te maken;
- het Huis van Oscar openstellen voor het publiek, rekening houdend met de grenzen die in acht moeten worden genomen om de veiligheid van schilderijen, tekeningen, meubels en kunstvoorwerpen te garanderen en de conservering van het gebouw en zijn inhoud, alsmede de historische tuin optimaal in stand te houden;
- zich profileren, binnen de grenzen van haar financiële en materiële context, als een huis van kunst en cultuur:
– in de eerste plaats om een om het publiek te laten kennis maken met leven en kunst van Oscar Van Rompay;
– vervolgens om bij te dragen tot de culturele uitstraling van Het Huis van Oscar en van Lier, en door het organiseren van culturele activiteiten die door de Raad van Bestuur worden toegelaten.
2.2 Het nastreven van gestelde doelen zal geschieden
- door het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met de andere Lierse musea om haar missie maximaal te vervullen
- door het leggen van contacten met gelijkaardige instellingen in Vlaanderen en het buitenland met het doel haar werking
– te verbeteren,
– aan te vullen,
– nationale en internationale uitstraling te geven;
2.3 Integrale Kwaliteitszorg
Het Huis van Oscar bewaakt zijn werking:
- door zich op te stellen als een ‘lerende organisatie’ die, steunend op haar ervaring, een geschikt management ontwikkelt;
- door jaarlijks zichzelf te evalueren via een passende procedure van zelfevaluatie;
- door eventueel ook externe evaluatoren en experten te belasten met een onafhankelijk onderzoek over de werking van de vzw of specifieke domeinen ervan.
De vzw Oscar Van Rompay
1. De vzw Oscar Van Rompay
1.1 Organigram
Er wordt een organigram ontworpen die in overeenstemming is met:
- de vzw-wetgeving
- de statuten en doelstellingen van de vzw Oscar Van Rompay
De operationalisering geschiedt geleidelijk en kan aanleiding geven tot aanpassingen.
Zie bijgevoegd schema (later).
1.2 Management
1.2.1 Het management van de vzw vertrekt vanuit drie documenten, die in functie van tijd en noodwendigheden worden aangepast:
- document: missie van het Huis van Oscar,
- document: visie voor realisering van de missie,
- document: beleidsplan’ met concrete aanwijzingen voor de operationalisering van missie en visie.
Het management o.l.v. de voorzitter van de Raad van Bestuur van de vzw voorziet in:
1.2.2 Het uitwerken van een financieel managementsplan met een luik korte en lange termijn;
1.2.3 Goedkeuring door de Raad van Bestuur van fundamentele beslissingen, alsmede strategische beslissingen met financiële impact boven 3000 euro;
1.2.4 Dagelijks bestuur van de vzw;
1.2.5 Een geregelde evaluatie, met o.a. het domein ‘management’.
2. Uitvoering van het testament
2.1 De basisopdracht van de vzw wortelt in het testament van Oscar Van Rompay.
2.2 De vzw heeft de morele verplichting het testament van Oscar Van Rompay uit te voeren, in zoverre er geen tegenspraak is met de wet en de financiële draagkracht van de vereniging.
3. Oprichting, openstelling en gebruik van het Huis van Oscar
3.1 De vzw Oscar Van Rompay neemt alle maatregelen om panden en tuin te restaureren en geschikt te maken voor bezoekers (groepen én individuele bezoekers).
3.2 De vzw Oscar Van Rompay neemt maatregelen om de veiligheid optimaal te garanderen, via de uitwerking van een omvattend plan waarin o.a. wordt voorzien in de:
3.2.1 Bescherming van teken- en schilderwerk, meubels en voorwerpen (inboedel): detailplanning uit te werken door de conservator.
3.2.2 Bescherming van woning en tuin: detailplanning uit te werken door de voorzitter i.s.m. leden van de Raad van Bestuur;
3.2.3 Diefstalpreventie: optimalisering van de beveiliging tegen beschadiging en diefstal: voorstel uit te werken door de voorzitter i.s.m. leden van de Raad van Bestuur;
3.2.4 Verzekeringen: optimale verzekering van alle risico’s, binnen financieel haalbare grenzen, inclusief verzekering van de kunstverzameling tegen overeengekomen waarde.
3.3 Gefaseerde openstelling van de woning.
3.3.1 Inrichting en openstelling van gelijkvloers en partim eerste verdieping: 09 september 2008.
3.3.2 Inrichting en openstelling van volledige eerste verdieping: 01 april 2009.
3.3.3 Inrichting tweede verdieping: kantoorruimte en museumdepot, zolderruimte en meidenkamers.
3.3.4 Onderhoud:
- het onderhoud van ramen: firma (reeds in werking);
- onderhoud van woning: i.s.m. werkwinkel: 2 schoonmakers à 1⁄2 dag/week;
- kleine herstellingen: klusser in ‘vrijwilligersstatuut’ (reeds in werking).
Het onderhoud gebeurt op basis van een gedetailleerd onderhoudsplan.
Het onderhoud wordt jaarlijks geëvalueerd door voorzitter en conservator.
De evaluatie wordt jaarlijks voorgelegd aan de Raad van Bestuur.
4. Restauratie en openstelling tuin
4.1 Doel
Het beleid en het beheer van de historische tuin betreft drie aspecten:
4.1.1 Restauratie van de tuin: herstel van historische vegetatie en herstel van de tuinornamentiek en gebouwen (serre, prieel, tuinhuis,…).
4.1.2 Conservatie: digitaal plan van de tuin en digitale archivering van de diverse planten.
4.1.3 Exploitatie van de tuin.
Installatie van een tuinverlichting met lichteffecten: opening dossier (technisch onderzoek, prijsoffertes) tijdens werkingsjaar 2009.
Exploitatiemogelijkheden:
- eigen gebruik: tuinevenementen: o.a. opening tijdelijke Oscar-tentoonstellingen;
- educatieve projecten: voorgeprogrammeerd door scholen en goedgekeurd door de RvB: vb. schildersatelier van de Lierse Kunstacademie;
- ‘vermarkting’ van de tuin: tuinrecepties; huwelijksreportages.
4.2 Modaliteiten
4.2.1 De ontwikkeling van een tuinmanagement dat kadert in de organigram: voorzitter i.s.m. leden van de Raad van Bestuur.
4.2.2 Jaarlijks wordt aan de Raad van Bestuur inzake tuinbeheer een financiële balans voorgelegd.
4.3 Onderhoud
4.3.1 Jaaronderhoud: tuinonderhoudscontract (reeds in werking).
4.3.2 Tuinwerkman: 1⁄2 dag/week i.s.m. werkwinkel.
4.3.2 Pito-Mechelen: restauratie en digitalisering van tuinplan en beplanting.
5. Management van het Huis van Oscar
5.1 Doel
Uitvoeren van een element van de testamentaire opdracht.
5.2 Modaliteiten
De woning en de beperkte ruimte laten niet toe te mikken op een massaal jaarbezoek: dit is in strijd met de testamentaire conservatieopdracht en veiligheidsvereisten vergt wellicht een te grote jaarlijkse herstel- en onderhoudskost.
5.3 Uitvoering
Eerste fase: de openstelling op basis van 5 halve dagen per week, met ingang op 14 september 2008.
Tweede fase: uitbreiding van het aantal halve dagen, om een haalbaar evenwicht te bereiken, dat rekening houdt met alle parameters.
Tentoongestelde werken:
Het werk van Oscar wordt toegankelijk gemaakt via een permanente expositie van ca. 70 werken, 10 % worden vervangen op de huwelijksverjaardag van Jeanne en Oscar (in de regel de eerste week van februari).
Jaarlijks op 25 augustus, de verjaardag van Oscar (in principe de laatste week van augustus) wordt in het Atelier van Oscar een thematentoonstelling georganiseerd, gekoppeld aan een feestelijke opening voor genodigden.
5.4 Inhoudelijke activiteiten van het Huis van oscar.
Uitbouw van bibliotheek en archief over Jeanne en Oscar.
Verzamelen van een klankarchief met mondelinge getuigenissen over Jeanne en Oscar.
Educatieve werking: kader uit te werken door de voorzitter.
5.5 Publicaties van Het Huis van Oscar
Het Huis van Oscar bereidt publicaties voor in samenwerking met een uitgever of in eigen beheer. De programmering gebeurt op voorstel van de voorzitter en de conservator en na goedkeuring door de Raad van Bestuur.
Geplande publicaties:
1. Gaston Durnez: biografisch essay over Oscar Van Rompay.
2. Facsimile uitgave van het essay van Felix Timmermans over Oscar Van Rompay, aangevuld met de grafrede van Oscar bij het overlijden van FT en enkele foto’s.
3. Reeks monografieën: ‘Oscariana’ (voorlopige titel)
- Mondelinge getuigen over Jeanne en Oscar (W. Schuermans)
- De tekenkunst van Oscar (auteur:…)
- Oscar en het circus (auteur:…)
- Oscar en de Fé (auteur:…)
…
De monografieën worden uniform gedrukt en gelayout, en bedragen max. 64 blz.
4. Kunstboek: Het huis van Oscar (verschijningsdatum 2010): duurdere kunstuitgave (ca. 60 euro): overwegend foto’s in kunst-layout (bladzijden in diverse kleuren, diverse corpsen) thematisch gerangschikt en gebonden door teksten.
Uitwerking in eigen beheer. Vormgeving en teksten door W. Schuermans.
5.6 Museumshop
5.6.1 Opbouw van volgend ‘Huis van Oscar-assortiment’:
- eigen publicaties
- reproducties van schilderijen en tekeningen van Oscar (diverse formaten)
- bladwijzers, gerelateerd aan het Huis van Oscar
- dvd en muziek cd
…
5.6.2 Jaarlijks wordt aan de Raad van Bestuur inzake museumshop een financiële balans voorgelegd.
5.7 Samenwerkingsverbanden
- Toeristische Dienst van de stad Lier: binnen de grenzen van onze opdracht en mogelijkheden.
- Scholen in het kader van een educatieve werking: educatief plan op te stellen door voorzitter i.s.m. conservator.
- Verenigingen: vooral verenigingen die aansluiten bij missie en doelstellingen van het Huis van Oscar.
- Musea: musea die aansluiten bij missie en doelstellingen van het Huis van Oscar en/of nuttig kunnen zijn i.v.m. know-how in zake management, beheer, conservatie etc…
6. Culturele randactiviteiten in het Huis van Oscar
6.1 Doelstelling
De culturele randactiviteiten zijn geen doel op zich maar:
- dragen bij tot de bekendmaking van leven en werk van Oscar Van Rompay,
- situeren zich in het domein van de beeldende kunsten, de muziek en de letteren.
6.2 Modaliteiten
- quantum: maximum 6 (tweemaandelijks)
- culturele activiteiten die in overeenstemming zijn met:
– de materiele mogelijkheden van de locatie,
– de financiële draagkracht van de vzw,
– de beschikbare werkkracht.
6.3 Uitvoering
6.3.1 De infrastructurele vereisten voor de activiteiten zullen, volgens plan, vanaf 2009 worden vervuld en in de jaarbudgetten opgenomen.
6.3.2 Een voorstel van programma zal per werkjaar worden opgemaakt door de voorzitter in samenspraak met de conservator in de loop van het derde trimester van het voorafgaande werkjaar. De Raad van Bestuur keurt na beraad het voorstel goed.
Verantwoordelijkheden worden als volgt verdeeld:
- muziekevenementen: o.l.v. en advies van W. Brioen, muziekprogrammator
- tentoonstellingen: op advies van en begeleid door W. Arras, H. Melis, A. Charle, H.Schoors
- woordevenementen: op advies van en begeleid door L. Coenen, T. Mas
6.3.3 Er wordt op passende wijze voor elk evenement voorzien in PR.
6.3.4 Jaarlijks wordt aan de Raad van Bestuur financiële balans voorgelegd.
7. Cultureel trefpunt ‘Bij Jeanne en Oscar’
7.1 Doelstelling
Uitbouw van een trefpunt voor bezoekers van de culturele evenementen van het Huis van Oscar en de Vrienden van het Huis van Oscar, met de bedoeling een ‘clienteel’ op te bouwen, dat garant staat voor de utbouw van een ‘dynamisch’ museum met weerkerend publiek.
7.2 Modaliteiten
7.2.1 De infrastructurele vereisten voor de uitbouw zullen, volgens plan, vanaf 2009 worden vervuld en in de jaarbudgetten opgenomen (o.a. schildering in eigen beheer van gelijkvloers).
7.2.2 De lokalen worden gebruikt voor vergaderdoeleinden door vzw Oscar Van Rompay en een aantal verenigingen, waarvan de werking onze activiteiten aanvult (fotoclub, literair genootschap,…):
- gelijkvloers: trefpunt en drinkgelegenheid (huidige keukenbar)
- verdiepingen: vergaderruimte en opslag
7.2.3 De gebruikers staan in voor het gebruik: bediening dranken, opening/sluiting.
7.2.4 Het gebruik van de woning mag het budget niet bezwaren:
- kost: maximaal 250/maand energiekosten
- opbrengst:
– huurprijs per vergaderavond (ca. 40 euro/avond)
– drankverbruik
7.2.5 Jaarlijks wordt aan de Raad van Bestuur financiële balans voorgelegd.
7.3 Uitvoering
Schilderwerken, opknapbeurt: in eigen beheer, vanaf november 2008.
Infrastructuur: prioriteitenplan gespreid in de tijd en begroot vanaf 2009.
Aanstelling drankenleverancier.
Management: voorzitter + 1 bestuurslid.
Lier, 16 oktober 2008